Guía metodológica paso a paso: aplicación de los principios de la Economía Funcional en la contratación pública

Recomendaciones, análisis y guía metodológica

junio 2021

Agence pour l’Environnement et la Maîtrise de l’Energie (ADEME)

Este documento, publicado en un folleto de ADEME, se basa en las lecciones aprendidas de la acción piloto COEF P realizada por el CIRIDD de 2017 a 2021 en Auvernia-Ródano-Alpes, con el apoyo de ADEME y de la Región, y la participación de 4 territorios, con el objetivo de integrar la economía de la funcionalidad (EF) en la contratación pública. Se trata de una primera versión de los resultados, que se enriquecerá e ilustrará al final de la operación gracias a los diferentes comentarios recogidos. Este documento pretende difundir las lecciones aprendidas de esta acción para desarrollar nuevas formas de consulta y cooperación en los territorios, teniendo en cuenta las oportunidades que ofrece la economía de la funcionalidad. Se dirige principalmente a los representantes elegidos, a los gestores y a los técnicos.

Esta parte está dirigida principalmente a los técnicos de las autoridades locales, como guía práctica para los compradores que deseen integrar los principios de la Economía Funcional (EF) en la contratación pública. Contiene una metodología paso a paso, consejos prácticos, herramientas operativas y recursos adicionales.

Para descargar: economiefonctionnalitecommandepubliquerapport.pdf (550 KiB)

Asegurar la propiedad del proyecto

Integrar los principios de la economía funcional en la contratación pública implica cambiar ciertas prácticas del proceso habitual de contratación. El enfoque afecta a la organización interna de la autoridad local y a las misiones del equipo que participa en la contratación pública (comprador, abogado, especificador, etc.). Se basa en la provisión de tiempo y recursos. Este enfoque pone en tela de juicio el alcance de los mercados en cuanto a los actores implicados y los medios utilizados para satisfacer la necesidad. Requiere reunir a las partes implicadas en el desarrollo del contrato en un grupo de trabajo para llevar a cabo un verdadero proceso de co-construcción transversal. El cuestionamiento de los medios utilizados para satisfacer la necesidad puede conducir a cambios significativos a nivel presupuestario, organizativo o de gestión: por ejemplo, el paso de una inversión a gastos de funcionamiento, o el paso de la compra de suministros desechables a suministros reutilizables… Los compradores no pueden decidir solos cuando la aplicación del contrato y el acto de compra transforman significativamente las prácticas de los prescriptores y los usuarios. Por lo tanto, es esencial que el proyecto sea validado y apoyado por las autoridades políticas y jerárquicas. Para movilizar a la gente en torno a este enfoque, a menudo es necesario sensibilizarla y construir un caso. Una vez hecho esto, la importancia del apoyo al proyecto se refleja en el seguimiento del contrato. La cooperación mantenida en el tiempo entre el proveedor de servicios y el prescriptor es inherente a la economía de la funcionalidad. En concreto, se traduce en un proceso de mejora continua que permite al mercado adaptarse a las necesidades cambiantes, pero que exige rigor en su seguimiento.

Sensibilización de la Economía Funcional

La EF es todavía un concepto emergente que no tiene una definición jurídicamente exigible. Coexisten varias definiciones, aunque la de ADEME sea la de referencia. Por lo tanto, es necesario presentar este modelo para que los equipos y los cargos electos puedan apropiarse de él e imaginar aplicaciones concretas en la comunidad. También es necesario explicar en qué consiste el enfoque presentando la metodología que se utilizará. El formato de « taller » corresponde bien al objetivo de sensibilización. Estimula la implicación de los participantes, fomenta los intercambios y evita un esquema de reparto de información de arriba abajo. Lo ideal (aunque puede resultar difícil) es que el taller reúna a los cargos electos y a los técnicos de los departamentos que puedan intervenir en el proceso (medio ambiente, contratación pública, asuntos jurídicos, finanzas, etc.). Es importante presentar la EF de forma lúdica, con ejemplos concretos. Puede ser útil hacer una investigación interna para identificar un posible mercado que esté cerca del FA para demostrar que ya se han tomado medidas en esta dirección. Apoyarse en lo que ya existe permite lanzar una dinámica, promover enfoques inspiradores y la capacidad de los equipos para apropiarse de este nuevo concepto.

He aquí algunos ejemplos para ilustrar el EF (véase también la sección de Recursos para ir más allá) :

Algunas ideas de ejercicios para ayudar a la gente a entender los principios de la EF :

La presentación del EF puede suscitar dudas o incluso temores. Los pasos que se describen a continuación le ayudarán a encontrar argumentos para responder a ellos.

Las preguntas más frecuentes se refieren a :

Selección de un mercado

La selección requiere una visión global y estratégica de los mercados. Si la autoridad no tiene esa visión, la labor de identificación de los mercados puede ser más restrictiva y requerir más tiempo y, por tanto, considerarse una limitación. Por otro lado, si la selección forma parte de un enfoque más global (SPAR, mapa de compras, etc.), el proceso de identificación se vuelve más relevante y eficaz porque es sistemático. El mercado al que se dirige debe estar relacionado con una necesidad que pueda ser satisfecha por la economía de la funcionalidad (problemas de rendimiento, problemas de consumo de recursos, etc.). A continuación, para identificar los mercados con oportunidades reales, hay que realizar un análisis de los mismos según varios criterios : coherencia con el calendario de renovación del mercado, disponibilidad y motivación de los interesados, existencia de una oferta en EF, impactos potenciales en términos de desarrollo sostenible, etc. Además, la energía y los medios desplegados en el proceso deben obviamente adaptarse a la importancia del mercado. El cuadro presentado en el Anexo 1 permite analizar los mercados en función de varios criterios y justificar la elección del mercado compartiendo el resultado obtenido. La organización interna de la autoridad local determina su capacidad para identificar segmentos estratégicos de compra y anticiparse a ciertos contratos para beneficiarse de plazos más largos. Una forma de mejorar la eficiencia es emprender un proceso continuo de análisis de las compras y realizar un mapa de compras. El enfoque del EF también puede formar parte de una política de contratación sostenible.

Formar un grupo de trabajo y establecer un marco de cooperación

Los intercambios entre las partes interesadas son importantes en el momento de redactar el contrato (y durante el seguimiento). No basta con recoger las expectativas, las limitaciones, los comentarios, etc., a partir del análisis de los datos técnicos. Así, la movilización, la adhesión y la cooperación entre los actores del mercado condicionan en parte el rendimiento de la compra. El objetivo es mejorar la eficacia y la calidad del servicio, y a veces devolver el sentido a la compra.

Es una cuestión de :

1. Identificar a los interlocutores (no sólo a los usuarios finales) :

2. Movilizar y determinar las condiciones para el compromiso de cada parte, siendo el reto trabajar juntos a pesar de los diferentes métodos de funcionamiento e incluso intereses. El memorando de organización puede ser una herramienta para tranquilizar a las partes interesadas aclarando el papel de cada uno en el proyecto. Cuando lo que está en juego lo justifica, pueden crearse mecanismos específicos de cooperación, por ejemplo, la creación de un grupo de trabajo que movilice a los agentes externos a la comunidad o el lanzamiento de un proceso de reflexión que vaya más allá del simple mercado, sobre un tema como la energía, o incluso la creación de una entidad como una Sociedad Cooperativa de Interés Colectivo.

3. Facilitar el grupo de trabajo, durante el diseño del mercado, y luego a lo largo de su implementación. Las herramientas compartidas facilitan esta facilitación : espacios de trabajo en línea compartidos, hoja de compra, hoja de enlace, hoja de incidencias, cláusulas de cooperación, etc. El método de trabajo cooperativo es más complejo de llevar a cabo cuando las partes interesadas son numerosas y están menos familiarizadas entre sí (en grandes estructuras, por ejemplo). La energía invertida en la movilización y el diálogo debe modularse en función de lo que esté en juego.

Realizar un análisis funcional

En la fase de desarrollo de la demanda, el enfoque de la EF implica pensar de forma diferente sobre la necesidad y las formas de satisfacerla. El análisis funcional pretende expresar la necesidad en términos de funciones y no de medios técnicos (por ejemplo, iluminación frente a lámparas, movilidad frente a coches, confort térmico frente a calderas, gestión de documentos frente a archivos, etc.). El objetivo es abrir el camino a respuestas alternativas, más acordes con las necesidades reales y los problemas económicos, medioambientales y sociales (locales y globales). El análisis funcional lo lleva a cabo un grupo de trabajo (véase el paso 4). El marco presentado en el Anexo 2 y el modelo de mapa mental presentado en el Anexo 3 se utilizan para facilitar las sesiones de trabajo sobre el análisis funcional. El objetivo del marco es tomar conciencia de la realidad del funcionamiento del mercado (usos, retroalimentación de las partes interesadas, división del trabajo, etc.) e imaginar enfoques alternativos. El objetivo del mapa mental es verbalizar las expectativas de las partes interesadas (el « por qué » de la necesidad) y comprender sus preocupaciones y limitaciones. Estas expectativas se refieren a :

Hay que prestar especial atención a los objetivos relacionados con el impacto medioambiental: qué impactos hay que tener en cuenta, qué se puede medir, cómo priorizar las expectativas. El análisis funcional da lugar a abundantes ideas y expectativas, e incluso a contradicciones. Puede ser útil invitar a algunos interesados a expresarse por separado para evitar enfrentamientos entre las propuestas. Posteriormente, la síntesis y priorización de las expectativas es esencial. Por último, la visión de la demanda así desarrollada se confrontará con las realidades del mercado.

Sourcing

Esta sección se ha redactado con la ayuda de la información jurídica proporcionada por Delsol Avocats, un bufete de abogados encargado por el CIRIDD en el marco de la acción COEF P. La contratación consiste en identificar y reunirse con los operadores económicos antes del procedimiento de contratación para comparar las expectativas de la autoridad con las ofertas del mercado. El objetivo es :

El tiempo necesario para el abastecimiento debe preverse en el proceso de elaboración del contrato, pero este tiempo no se pierde, ya que permite evitar las licitaciones infructuosas. El diálogo es una forma de hacer comprender mejor sus expectativas y evitar respuestas mal adaptadas (poco ambiciosas, por ejemplo). Esta comprensión mutua es un factor de éxito clave para la integración de la economía funcional en la contratación pública. La contratación facilita la elaboración de pliegos de condiciones y abre posibilidades, estimula la competencia y empuja a los proveedores de servicios a desarrollar sus ofertas.

Sin embargo, esta práctica sigue suscitando dudas sobre el respeto a la competencia. Según el Código de Contratación Pública (Art. R. 2111-1 CCP), para preparar la adjudicación de un contrato, el comprador es libre de realizar consultas o estudios de mercado, de buscar asesoramiento o de informar a los operadores económicos sobre su proyecto y sus necesidades. Para ello, pueden elegir entre varias formas de abastecimiento: seguimiento, evaluación comparativa, solicitud de información, plataformas en línea con listas de empresas y sus competencias, publicación de boletines informativos, participación en eventos (talleres participativos, grupos de trabajo, etc.).

No obstante, las normas que deben seguirse son las de no falsear la competencia y respetar los principios de la contratación pública (igualdad de trato a los candidatos, libertad de acceso y transparencia de los procedimientos) (art. R. 2111-1 CCP). Hay que procurar no redactar los documentos de consulta según las propuestas de los operadores económicos, cortar todo contacto una vez iniciado el procedimiento, llevar un registro de los intercambios (obligación para los contratos de alto valor, art. L. R2184-3 CCP) y respetar el secreto comercial de los operadores económicos.

Por último, para que sea eficaz, la reunión con los operadores debe estar bien preparada. Es aconsejable enviarles elementos con antelación para que preparen la reunión de acuerdo con las expectativas vinculadas al mercado, esto también les da tiempo para entender el modelo de la economía de la funcionalidad. Además, es aconsejable utilizar los mismos marcos de interrogación para cada operador con el fin de comparar fácilmente la información recogida.

Incorporar los principios de la Economía Funcional en la redacción del contrato

Esta parte ha sido redactada con la ayuda de elementos de contexto jurídico proporcionados por Delsol Avocats, un bufete de abogados encargado por el CIRIDD en el marco de la acción del COEF P.

Las especificaciones funcionales

Un análisis funcional (paso 5) conduce a la redacción de especificaciones funcionales en lugar de técnicas. El código de la contratación pública ya está abierto a la posibilidad de este tipo de pliegos desde hace unos quince años. Esto permite no cerrar la consulta con demasiados detalles técnicos y abrirla a ofertas alternativas, potencialmente más virtuosas y eficaces. Por ejemplo, si la comunidad pide un cortacésped, obtendrá un cortacésped, pero si expresa la necesidad en forma de funcionalidad, en este caso el corte de césped, se le puede ofrecer el ecopastoreo… En el Apéndice 4 se ofrecen detalles sobre la redacción de las especificaciones funcionales.

El acuerdo de cooperación

Antes de la contratación, otras herramientas como las cláusulas de cooperación pueden preparar el contrato estableciendo las intenciones de cada parte interesada. En el Apéndice 5 se propone un modelo de acuerdo de cooperación elaborado por el laboratorio ATEMIS para el Instituto Europeo de Economía Funcional. Esta etapa de escucha y comprensión mutua es esencial para el buen funcionamiento del contrato. En efecto, uno de los obstáculos que encuentran los prescriptores y los usuarios del mercado es la asunción de riesgos vinculados a la cooperación y a su gestión. La consideración mutua de las limitaciones y necesidades de cada uno, inherente a la economía de la funcionalidad, debe conducir a una nueva gestión del riesgo y de lo inesperado. Esto plantea una serie de preguntas: ¿cómo gestionar el riesgo? ¿Cómo se puede compartir para que deje de recaer únicamente en el proveedor de servicios o en la comunidad ? ¿Cómo se puede garantizar un marco de cooperación que permita gestionar la evolución del mercado dentro de una lógica de prevención y mejora continua en lugar de penalización ? Respaldado por el pliego de condiciones, el acuerdo de cooperación es una forma de prever el riesgo y su distribución, con el fin de tranquilizar a ambas partes.

El enfoque de costes globales

El enfoque de los costes globales se adapta bien a las especificaciones funcionales (dificultad para comparar los precios de las ofertas no estandarizadas) y, en general, a la lógica de la economía de la funcionalidad. El coste global de un bien o servicio es la suma de los costes que representa durante todo su ciclo de vida, menos el valor que crea. Incluye :

El enfoque de costes permite abandonar el enfoque centrado en el precio, que reduce la compra pública a un simple acto de adquisición, sin tener en cuenta el uso, el mantenimiento y la gestión. Un producto puede parecer barato de comprar pero tener un coste global elevado (consumo excesivo de recursos, contaminación, etc.). Pensar en términos de coste global en el pliego de condiciones y durante la evaluación permite integrar factores adicionales para que las compras sean más sostenibles y circulares, así como integrarlo en los indicadores de política pública de la comunidad.

El modelo de negocio del mercado

Son posibles varios modelos económicos en función de la naturaleza de la compra y de los condicionantes del mercado. A través del modelo económico, se trata de tener en cuenta el uso y no la propiedad de los bienes para crear una relación de asociación sostenible en el tiempo con el proveedor de servicios. El contrato se considerará como un contrato de suministro, de servicios o de obras en función de la naturaleza y el valor de las distintas prestaciones.

1. Vender el rendimiento de un bien o servicio :

2. Alquiler :

3. Compartiendo :

4. Trueque, préstamos a corto plazo :

5. Contrato de diseño, construcción, mantenimiento :

Cuando el operador económico sigue siendo el propietario de los bienes, esto puede llevar a sustituir una compra, y por tanto una inversión, por un alquiler y provocar un bloqueo debido a las obligaciones de reducción de los costes de explotación a las que están sometidas las autoridades.

Herramientas para la mejora continua y el rendimiento

Para generar efectos útiles y alcanzar los objetivos de rendimiento (optimización del consumo, reducción de los residuos, etc.), se pueden adaptar varias herramientas legales:

Seleccionar el modo de consulta

El objetivo es seleccionar un modo de consulta que favorezca la cooperación, para dejar espacio a las alternativas y a la innovación. A continuación se presenta una lista no exhaustiva de procedimientos de contratación que pueden cumplir estos objetivos :

Estos métodos de consulta sólo son válidos en determinadas condiciones. Además, algunos procedimientos son largos y complejos de realizar, y también pueden ser costosos para las empresas. Por lo tanto, el método de consulta debe adaptarse en función de las cuestiones que estén en juego en el contrato.

Evaluar las ofertas garantizando la igualdad de trato

En el caso de las especificaciones funcionales, las ofertas recibidas pueden no estar normalizadas. Pueden proponer diferentes formas de satisfacer la misma necesidad. Por lo tanto, es difícil comparar los precios. Además del precio, también se evalúa el aspecto técnico y la pertinencia de los medios propuestos en una especificación funcional, así como la producción de efectos sociales y medioambientales útiles.

Los criterios para « seleccionar la oferta económicamente más ventajosa » son obligatorios. Si el criterio del precio no es adecuado, la autoridad local puede basarse en los costes que soporta y conoce, y que puede valorar objetivamente: costes de compra, de funcionamiento y de gestión al final de la vida útil. Sin embargo, parece complejo analizar en profundidad los costes del ciclo de vida y los costes indirectos vinculados a las externalidades. El comprador debe indicar los datos que debe proporcionar y el método de cálculo utilizado para calcular este coste, pero son pocos los ámbitos en los que existe la metodología. La contratación pública permite seleccionar las ofertas teniendo en cuenta las preocupaciones por el desarrollo sostenible e integrar la dimensión social y medioambiental. Una serie de subcriterios permiten tener en cuenta estos aspectos en relación con los objetivos de rendimiento : favorecer los circuitos cortos para reducir la huella de carbono vinculada al transporte ; reducción del consumo de energía ; producción de energía renovable ; reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero ; utilización de materiales reciclados, integración…

Seguimiento del contrato (y preparación del siguiente)

El seguimiento es esencial para garantizar el buen funcionamiento del contrato, para identificar y corregir rápidamente cualquier mal funcionamiento, pero sobre todo para comprobar que se han alcanzado los resultados deseados. También es muy útil para elaborar el siguiente contrato y proporciona una base de referencia fiable para evaluar la pertinencia de las futuras licitaciones. Sin embargo, a menudo se ve dificultada por la falta de recursos, la falta de tiempo y la coordinación que requiere entre los departamentos jurídico, técnico y de compras. Como se ha mencionado en el paso 4, la movilización, la adhesión y la cooperación entre las partes implicadas en el contrato, incluido el proveedor de servicios, determinan en parte la realización de la compra. Existen herramientas y métodos para facilitar el seguimiento de los contratos :

Es posible que el « ámbito de cooperación » cambie en el transcurso del contrato. Puede resultar evidente que las personas identificadas en la teoría no están realmente movilizadas o que otras han sido olvidadas… Entonces puede ser útil volver a movilizar e involucrar a nuevas partes interesadas.

Referencias

Para ir más allá

Sobre la contratación pública :

Sobre la Economía Funcional :

Sobre la contratación pública en la economía funcional :